Julian Reinhard · 17. September 2026 · 7 Min. LesezeitUnter 25.000 € Monatsumsatz lohnt sich keine Agentur - richte Klaviyo selbst ein und baue die drei wichtigsten Flows. Darüber kostet jedes Prozent ungenutzter E-Mail-Umsatzanteil mehr als eine Betreuung, und ein interner CRM-Manager ist mit 4.000 bis 6.000 € im Monat teurer als ein spezialisierter Retainer ab 1.500 €. Entscheidend ist nicht Software gegen Agentur, sondern wer Klaviyo laufend bedient.
Die Frage kommt in fast jeder Potenzialanalyse, meist in der zweiten Hälfte: „Könnten wir das nicht auch selbst machen?" Die ehrliche Antwort ist: ja, oft schon. Die Frage ist nur, ob ihr es tut. In den meisten Accounts, die ich übernehme, ist Klaviyo seit zwei oder drei Jahren eingerichtet, die Flows stammen aus dem ersten Monat, und die letzte Kampagne ist sechs Wochen her. Nicht, weil niemand wusste, wie es geht - sondern weil neben Produkt, Ads, Einkauf und Support niemand Zeit dafür hatte.
Deshalb ist „Software oder Agentur?" die falsche Frage. Die Software ist für einen Shopify-Shop fast immer Klaviyo, weil sie Bestellungen, Produkte und Kundendaten direkt aus dem Shop zieht. Die eigentliche Frage lautet: Wer bedient sie, jede Woche, und was kostet es, wenn es niemand tut?
Was es kostet, wenn niemand Klaviyo bedient
Ein Shopify-Shop ohne System macht typischerweise 5 bis 8 % seines Umsatzes über E-Mail. Mit einem sauberen Setup sind 20 bis 30 % realistisch - in den vier Cases habe ich aufgeschrieben, wo Shops üblicherweise stehen und wie weit der Weg ist.
Die Rechnung dazu ist einfach. Ein Shop mit 50.000 € Monatsumsatz und 6 % E-Mail-Anteil macht 3.000 € im Monat über E-Mail. Bei 20 % wären es 10.000 €. Die Differenz - 7.000 € im Monat, ohne einen Cent mehr für Ads - ist der Preis dafür, dass die Flows von 2024 noch laufen und niemand Kampagnen schreibt. Ab dieser Größe ist ein Retainer von 1.500 bis 2.500 € nicht die Kostenfrage. Die Kostenfrage ist der ungenutzte Anteil.
Unter 25.000 € Monatsumsatz sieht es anders aus: Da liegt die Differenz zwischen „ohne System" und „mit System" bei 1.500 bis 3.000 € im Monat, und davon einen Retainer zu bezahlen ist knapp. Diese Shops sollten Klaviyo selbst einrichten und die drei Flows bauen, die den größten Teil des Umsatzes bringen - Welcome, Abandoned Cart und Checkout, Post-Purchase. Wer den ROI-Rechner mit seinen eigenen Zahlen füttert, sieht in 30 Sekunden, auf welcher Seite der Grenze er steht.
Selbst machen: was realistisch ist und was nicht
Selbst machen funktioniert, wenn drei Dinge zusammenkommen: jemand im Team hat pro Woche vier bis sechs Stunden reserviert, die nicht vom Tagesgeschäft gefressen werden; diese Person kann schreiben und hat ein Auge für Design; und sie hat Lust, sich in Segmente, Filter und Zustellbarkeit einzuarbeiten, die niemand sieht, aber alles entscheiden.
Wo es scheitert, ist selten das Aufsetzen, sondern das Weitermachen. Flows werden einmal gebaut und dann nie wieder an das Sortiment angepasst. Kampagnen fallen aus, sobald ein Launch oder ein Sale Vorrang hat. Und die Fehler, die Umsatz kosten, sind unsichtbar: In 7 von 12 übernommenen Accounts liefen mehrere Welcome-Flows gleichzeitig, in 5 von 12 fehlte der Consent-Filter, in fast allen wurde die Abmelderate nie angeschaut. Niemand hat das absichtlich so gebaut. Es fällt nur nicht auf, wenn man nicht jede Woche reinschaut.
Wer selbst macht, sollte sich deshalb einen festen Termin setzen - eine Stunde pro Woche nur für Klaviyo - und den Setup-Score alle drei Monate wiederholen, um zu sehen, ob das Setup noch dem entspricht, was der Shop gerade braucht.
Eigener CRM-Manager: die Rechnung, die meistens fehlt
Ab einer gewissen Größe kommt die Idee, jemanden einzustellen. Das ist ab etwa 300.000 € Monatsumsatz auch richtig - dann gibt es genug Kampagnen, Segmente und Tests, um eine Stelle zu füllen. Darunter fehlt der Rechnung meistens die Hälfte.
Ein CRM-Manager mit zwei bis drei Jahren Erfahrung kostet in Deutschland 4.000 bis 6.000 € im Monat, mit Arbeitgeberanteil und Nebenkosten. Dazu kommen drei bis sechs Monate Einarbeitung, in denen das Setup nicht besser wird, und - das wird fast immer vergessen - die Person braucht trotzdem jemanden für Design und Texte, oder sie macht beides selbst und ist in keinem davon gut. Und sie hat einen Account gesehen: euren. Die Muster, die man aus 25 Shops kennt - welcher Winback-Abstand bei welchem Kaufzyklus funktioniert, warum GMX anders filtert als Gmail, welche Flows man vor einem Sale pausiert - bringt sie nicht mit.
Das heißt nicht, dass ein interner Manager falsch ist. Es heißt, dass er ab einer Größe richtig ist, die die meisten Shops zwischen 25.000 und 200.000 € Monatsumsatz noch nicht haben. Dazwischen ist eine spezialisierte Betreuung günstiger und schneller.
Große Agentur oder Spezialist: worauf du achten solltest
Wenn die Entscheidung auf „extern" fällt, gibt es zwei Arten von Agenturen. Die große Full-Service-Agentur, die E-Mail neben Ads, Shop und Social anbietet - dort landet dein Account bei einem Junior-Account-Manager, die Retainer liegen bei 3.000 bis 8.000 €, und die Abstimmung läuft über drei Ebenen. Und der Spezialist, der nur Klaviyo macht und bei dem du direkt mit der Person arbeitest, die deine Mails schreibt.
Drei Fragen, die du jeder Agentur stellen solltest, bevor du unterschreibst:
1. Wie rechnet ihr Umsatz zu? Klaviyo zählt standardmäßig jede Bestellung, die innerhalb von fünf Tagen nach einem Klick oder Öffnen kommt, als E-Mail-Umsatz. Agenturen, die auf RevShare arbeiten, haben ein Interesse daran, dieses Fenster hochzudrehen. Frag nach dem Attributionsfenster und nach einer Zahl, die ihr gegen Shopify prüfen könnt. Ich arbeite mit festem Retainer, weil RevShare die Attribution verzerrt - die Zahl, an der ich gemessen werde, soll dieselbe sein, die in deiner BWA steht.
2. Wer schreibt meine Mails, und wie oft sprechen wir? Nicht „wer ist mein Ansprechpartner", sondern wer sitzt an den Texten und Flows. Und wie oft ihr sprecht: Ein 30-Minuten-Call pro Woche, in dem es um Produkte, Launches und Zahlen geht, ist der Unterschied zwischen einer Agentur, die ausführt, und einer, die mitdenkt.
3. Was passiert in den ersten fünf Tagen? Eine gute Antwort beschreibt einen Audit: Welche Flows laufen, welche Filter fehlen, wo die Abmeldungen entstehen, welche drei Flows sofort Umsatz bringen. Eine schlechte Antwort beschreibt einen Workshop.
Die Laufzeit gehört nicht in die drei Fragen, sondern in die Ausschlusskriterien. Zwölf Monate Mindestlaufzeit sind ein Zeichen dafür, dass die Agentur nicht erwartet, dass du freiwillig bleibst.
Was eine Betreuung ab 1.500 € leisten muss
Damit sich der Retainer rechnet, muss die Agentur den kompletten Kanal übernehmen, nicht einen Teil davon. Bei mir heißt das: In den ersten fünf Tagen der Account-Audit und die ersten drei Flows live. Danach das System - Flows entlang der Customer Journey, zwei Kampagnen pro Woche, saubere Segmentierung, Design in der Brand-Sprache, Zustellbarkeit bei Gmail, GMX und Web.de. Und laufend: A/B-Tests, saisonale Kampagnen, Black-Friday-Aufbau, Produktlaunches, jede Woche ein Call. Du gibst den Klaviyo-Zugang, mehr nicht.
Die ersten Umsätze aus neuen oder optimierten Flows kommen in den ersten zwei bis vier Wochen. Das volle System greift nach etwa 90 Tagen. Ob und wie das bei deinem Shop aussieht, steht in der Beschreibung meiner Arbeitsweise und in den Case Studies - ohne Kundennamen, aber mit den Zahlen, die sich prüfen lassen.
Häufige Fragen dazu
Was passt besser zu einem Online-Shop: E-Mail-Marketing-Software oder eine Agentur?
Beides, in dieser Reihenfolge. Die Software ist für Shopify fast immer Klaviyo. Die Frage ist, wer sie bedient: Unter 25.000 € Monatsumsatz selbst, darüber lohnt sich eine Betreuung, weil der ungenutzte E-Mail-Anteil mehr kostet als der Retainer.
Was kostet eine Klaviyo-Agentur?
Spezialisierte Betreuung beginnt bei etwa 1.500 € im Monat; große Full-Service-Agenturen liegen bei 3.000 bis 8.000 €, oft plus Erfolgsbeteiligung. Ein interner CRM-Manager kostet 4.000 bis 6.000 € im Monat plus Einarbeitung. Bei mir ist es ein fester Retainer ab 1.500 €, monatlich kündbar, ohne RevShare.
Ab welchem Umsatz lohnt sich eine E-Mail-Marketing-Agentur?
Ab etwa 25.000 € Monatsumsatz. Ab da liegt die Differenz zwischen 6 % und 20 % E-Mail-Anteil bei mehreren tausend Euro im Monat - mehr als eine Betreuung kostet. Darunter: selbst einrichten, drei Flows bauen, mit dem Setup-Score prüfen.
Wann ist ein eigener CRM-Manager die bessere Wahl?
Ab etwa 300.000 € Monatsumsatz, wenn Kampagnen, Segmente und Tests eine volle Stelle füllen. Darunter ist ein Spezialist mit Erfahrung aus vielen Accounts günstiger und schneller als eine Person, die einen Account kennt und Design und Texte trotzdem extern braucht.
Wie schnell sieht man Ergebnisse, wenn eine Agentur Klaviyo übernimmt?
Erste Umsätze aus neuen oder optimierten Flows in zwei bis vier Wochen, das volle System nach etwa 90 Tagen. Ab dann wächst der E-Mail-Anteil Monat für Monat - in meinen Case Studies von 0 auf 54 % und von 19 auf 32 %.